Diverse
Fellesstue til leie i sameiet:
Sameiet har etablert en fellesstue som kan leies av beboerne i sameiet. Lokalet kan benyttes til
bursdager, fest, dåp og andre arrangement som er pent innredet og møblert, innehar stort kjøkken, bad
og mulighet for overnatting.
Ettårsbefaring:
Selger opplyser at det er planlagt ettårsbefaring for å avdekke eventuelle feil/mangler i månedsskiftet
januar/februar 2025.
Tilvalg:
Selger opplyser å gjort følgende tilvalg i boligen:
- Oppgradert til 1- stavs eikeparkett fra Kährs av typen Nouveau blonde.
- Sigdal kjøkken med tilvalg farge matt sand, messingknotter, eksklusiv Corian benkeplate med sprutvegg
av samme variant. I tillegg er kjøkkenvask og alt av hvitevarer oppgradert i form av tilvalg.
- Det er gjort følgende oppgraderinger i form av fargevalg i alle rom i fargen skandinavisk lys, og fargen
senses på soverommene.
- Badet har oppgraderte fliser, samt baderomsinnredning, dusj/blandebatteri og speil.
Styrets arbeid:
Det har nå gått nesten ett år siden styret overtok det første bygget og folk begynte å flytte inn. Dette har vært
en spennende periode for styret, med mye å gjøre, mange hyggelige samtaler med beboere og daglig
arbeid med Vibbo og informasjon og hjelp til beboere. Styret ønsker å takke beboerne for den tilliten de
har vist oss, og forståelsen de har utvist i de tilfellene der det har blitt etterspurt informasjon eller opplyst
om problemer. Vi i styret håper dere har opplevd oss som inkluderende, hjelpsomme og ansvarsfulle.
Videre følger informasjon om styrets arbeid siden oppstart og frem til årsmøtet. Vi har holdt 6 styremøter,
henholdsvis 31/08/23, 2/10/23, 8/11/23 14/1/24,14/3/24 og
16/4/24
Her har vi tatt opp saker fra beboere og også jobbet med fremdrift av sameiet, de største sakene har vært
følgende:
• Lage avtaler for Renhold og vaktmester
• Lage nødvendige Serviceavtaler
• Oppfordre til bruk av Vibbo blant beboere
• Fordele ansvarsområder og velge HMS ansvarlig
• Godkjenne budsjett, vedtekter og retningslinjer for styrearbeid
• Lage ordensregler
• Håndtere feilaktig/manglende avfallshåndtering
• Planlegge og uføre sikkerhetstiltak som følge av innbrudd (beslag, dørpumper, kamera)
• Holde avstemming om Kameraovervåkning
• Planlegging av dugnad
• Planlegging av Årsmøte
• Lage økonomiske planer for innkjøp til Fellesstue, fellesarealer og dugnad
• Opprette bookingsystem for Fellesstue. Styret har også i sitt daglige verv håndtert 120+ saker fra
beboere i Vibbo og opprettet nyheter og oppslag til informasjon i Vibbo ved behov. Det har oppstått noen
uforutsette hendelser siden oppstart.
• Det har vært 2 separate situasjoner der brannalarm har blitt utløst. Securitas rykket ut i begge tilfellene
og fant at dette kun var pga. Matlaging, ingen reell brann. JM har betalt disse to utrykningene, men i
fremtiden vil dette bli fakturert den relevante beboere der dette skjer.
• Brannluken i taket på 2H har hatt tekniske problemer, der luken åpnet seg uten grunn, dette er rettet av
elektriker.
• 2 av vinduene til fellesstuen har slått sprekker, dette har vært meldt til gjensidige forsikring og vi har fått
godkjenning på at dette dekkes gjennom bygg forsikringen. Det har også dessverre vær flere tilfeller av
innbrudd i kjeller og bodområder, der hvor 2 har medført skade på bygg i form av skade på dører i kjeller
på 2H og dører fra garasje inn til 2H og 2J, disse hendelsenene er anmeldt i 2 omganger til politiet
og det er 2 forsikringssaker knyttet til dette som vi avventer svar på-
Styret har også jobbet med oppretting av avtaler for bla. Renhold og service på teknisk installasjon.
Avtaler som er opprettet er følgende:
• Parkeringsvakthold (Vestpark)
• Renhold (SNI)
• Tepper ved inngangsdører(Elis)
• Vaktmester(Driftshjelp)
• Serviceavtale for Heis( KONE)
• Serviceavtale for brannluker (Bramo
• Serviceavtale for Slukkeanlegg og vedlikehold av sanitær- og varmeanlegg (Østfold rør)
• Serviceavtale for ventilasjon (SLK)
Vi har også flere planlagte aksjoner for vår fremtidig arbeid det neste året:
Det jobbes med signering av serviceavtaler for Branntavlene (Elotec), Garasjeport (portservice) Elektrisk
anlegg (Strømmen EL-installasjon) og Lås og nøkler (Certego). Vi har også satt i gang innhenting av
avtale for kameraovervåkning etter godkjent vedtak i
ekstraordinært digitalt møte. I tillegg jobbes det med innkjøp til inventar og ferdigstilling av
bookingtjeneste for fellesstuen og Dugnad er satt til 7/5/24 kl 17:00 og vi jobber med innkjøp av redskaper
til
dugnad.
Ekstraordinært årsmøte 2024:
Sak 4: Kameraovervåkning:
Styret har siden oppstart sett behov for kameraovervåking av sameiets fellesarealer. Passasjen Vollebekk
Eierseksjonssameier har en sentralt beliggende på Vollebekk, med mange som ferdes i området hele
døgnet. Utvendige fellesareal er åpne for alle, og benyttes som gjennomgang til andre gater og områder.
Dette øker risikoen for uønsket aktivitet, både i form av hærverk, innbrudd og uvedkommende som får
tilgang til låste soner (oppganger/garasje). Det har vært flere tilfeller av innbrudd og hærverk i borettslaget.
Dette har ført til skader på mange dører og uautorisert tilgang til tekniske rom, noe som er svært alvorlig.
Tiltaket er avgjørende for å unngå store økonomiske konsekvenser - og sikre vårt felleskap. For at
beboere i Passasjen Vollebekk ES skal føle seg trygge, er kameraovervåking av utsatte områder et tiltak
som har forebyggende effekt. Styret mener tiltaket vil bidra til å øke trygghetsfølelsen til beboerne, samt at
det vil bidra til oppklaring av tyveri, innbrudd og hærverk. Basert på referanser fra andre sameier og
borettslag i nærheten vil slik overvåkning være effektivt og preventivt for å ivareta formålet. Som et
nødvendig tiltak for å trygge fellesarealene i sameiet, og forhåpentligvis redusere uønskede situasjoner
og sikkerhetsmessige avvik, ønsker styret å få årsmøtets fullmakt til å etablere kameraovervåking. Styret
vil da innhente oppdaterte anbud og velge en profesjonell aktør til å håndtere dette, slik at overvåkning og
bruk av opptak ikke havner i strid med personvernet (GDPR). Kameraer vil være plassert slik at det ikke
gjøres opptak av offentlige rom og styret i sameiet skal ikke håndtere dette selv. Kameraovervåking vil
etableres etter råd fra profesjonell leverandør i tråd med gjeldende lover og regler. Kostnader til etablering
av dette er inkludert i budsjettet for 2024.
Forslag til vedtak
Styret gis fullmakt til å etablere kameraovervåking. Etableringen forutsetter at personvernregelverket
(GDPR) etterfølges.
Sak 5: Vedtektsendring i forbindelse med kameraovervåkning
Forslaget fremmes kun dersom sak som omhandler etablering av kameraovervåkning blir vedtatt.
Det er anbefalt at kameraovervåkingen vedtektsfestes, og styret foreslår derfor at det settes inn et punkt
om kameraovervåking i vedtektene:
Kameraovervåking
(1) Det tillates kameraovervåking på sameiets fellesområder.
(2) Styret har ansvar for at kameraovervåking foregår i henhold til personvernreglene, herunder
personopplysningsloven og personvernforskriften samt at Datatilsynets regelverk/veileder overholdes.
Forslag til vedtak
Vedtektsendringen godkjennes
Det gjøres oppmerksom på at megler ikke har innhentet særskilte opplysninger om det finnes pålegg fra
brann/feiervesen på eiendommen.
Soverom
